Privacybeleid Notaris Hölscher

1 Inleiding

1.1 Dit Privacybeleid (“Beleid”) wordt gebruikt door Kantoor Notaris Hölscher B.V. (hierna gezamenlijk: “Notaris Hölscher”), statutair gevestigd te Rijssen, kantoorhoudende te (7461 KE) Rijssen aan de Grotestraat 7, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 72008156. Notaris Hölscher kan worden bereikt via info@notarishölscher.nl.

1.2 Dit Beleid is bedoeld om uit te leggen waarom en hoe Notaris Hölscher gegevens die natuurlijke personen identificeren of zouden kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”) verwerkt via de website www.notarishölscher.nl (“Website”). Tenzij anders aangegeven, is Notaris Hölscher voor de verwerking van Persoonsgegevens genoemd in dit Beleid de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

1.3 Dit Beleid is niet van toepassing op notariële werkzaamheden, of de ‘Dossier Online’ functionaliteit. Hiervoor is een separaat privacybeleid opgesteld, dat te vinden is op https://holscher.notarisdossier.nl/office-templates/holscher/images/privacyverklaring.pdf.

1.4 Notaris Hölscher kan dit Beleid op elk moment wijzigen. Indien dit Beleid wordt gewijzigd zal het gewijzigde Beleid aan u beschikbaar worden gesteld door publicatie op de Website Als u na het lezen van dit Beleid nog vragen heeft, neem dan contact op met Notaris Hölscher via de hierboven vermelde contactgegevens.

2 Deel I – Persoonsgegevens

2.1 Notaris Hölscher verwerkt via de Website mogelijk Persoonsgegevens van u in de volgende situaties:

2.1.1 U vraagt een offerte aan;

2.1.2 U vraagt een situatiescan aan;

2.1.3 U vraagt een gratis adviesgesprek aan;

2.1.4 U neemt contact met ons op via de contactgegevens op de Website;

2.2 De Persoonsgegevens die Notaris Hölscher verwerkt zijn mogelijk:

2.2.1 Uw voor- en achternaam;

2.2.2 Uw e-mailadres;

2.2.3 Uw telefoonnummer;

2.2.4 Verdere persoonsgegevens die u vrijwillig via de website verstrekt.

3 Bronnen

3.1 Notaris Hölscher ontvangt Persoonsgegevens via de Website enkel rechtsreeks van u.

4 Grondslagen

4.1 Notaris Hölscher verzamelt Persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:

4.1.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u, uw werkgever of uw opdrachtgever partij is, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

4.1.2 Op basis van het gerechtvaardigd belang van Notaris Hölscher als onderneming om haar diensten aan te kunnen bieden, behalve wanneer uw belangen of uw grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die belangen;

4.1.3 Indien dit nodig blijkt, zal Notaris Hölscher uw aanvullende toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens vragen.

5 Doeleinden

5.1 Notaris Hölscher verwerkt Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

5.1.1 Om Notaris Hölscher in staat te stellen u te identificeren, met u te communiceren en om aan u notariële diensten aan te kunnen bieden.

5.1.2 Om Notaris Hölscher in staat te stellen om een overeenkomst met u, uw werkgever of uw opdrachtgever uit te voeren of hier voorbereidingen voor te treffen, zoals maar niet beperkt tot
de overeenkomst tot het leveren van notariële diensten.

5.1.3 Om Notaris Hölscher in staat te stellen om direct marketing activiteiten uit te voeren, zoals maar niet beperkt tot het informeren van u over onze diensten en om de effectiviteit hiervan na te gaan;

6 Dataretentie

6.1 Notaris Hölscher bewaart de verzamelde Persoonsgegevens nooit langer dan het doel waarvoor deze Persoonsgegevens oorspronkelijk zijn verzameld. Persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan de hieronder weergegeven termijnen, tenzij er een wettelijke verplichting voor Notaris Hölscher bestaat om deze Persoonsgegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld om fiscale redenen) en tenzij u toestemming heeft gegeven om uw Persoonsgegevens langer te bewaren.

6.2 De bewaartermijnen zijn voor de volgende categorieën Persoonsgegevens en behoudens voor zover een langere wettelijke bewaartermijn geldt de volgende:

• Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) cliënten: 2 jaar na het einde van de laatste overeenkomst met Notaris Hölscher;
• Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) prospects: 2 jaar na het laatste contact met Notaris Hölscher;

7 Ontvangers en doorgifte

7.1 Notaris Hölscher geeft Persoonsgegevens mogelijk door aan derde partijen, zogenaamde ‘ontvangers’, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden die in dit Beleid zijn genoemd. De (categorieën van) mogelijke ontvangers van de Persoonsgegevens zijn:

7.1.1 Onze (cloud) leveranciers en opdrachtnemers, ten behoeve van de (de voorbereiding op de) uitvoering van een overeenkomst met Notaris Hölscher of in het kader van onze normale bedrijfsvoering met u, uw opdrachtgever of uw werkgever;

7.1.2 Onze auditors, juridische adviseurs, accountants en andere adviseurs;

7.1.3 aanbieders van tools om het gebruik van onze Website te analyseren, e.e.a. onder de voorwaarden zoals opgenomen in ons cookiebeleid (zie hieronder);

7.1.4 Mogelijke overige ontvangers waar u expliciet of impliciet mee akkoord gaat;

8 Mogelijke ontvangers en doorgiften

8.1 Naast de ontvangers zoals genoemd in artikel 7, is het mogelijk dat Notaris Hölscher Persoonsgegevens openbaart of ontsluit in de navolgende gevallen:

8.1.1 Indien Notaris Hölscher wordt betrokken in een aan- of verkoop van onderneming, in welk geval er mogelijk Persoonsgegevens worden verstrekt aan de potentiele koper en de Persoonsgegevens worden verstrekt onder dit Beleid;

8.1.2 Indien Notaris Hölscher op basis van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, of om het Beleid, de algemene voorwaarden of de overeenkomst met u (of uw werkgever of opdrachtgever) uit te voeren, om de rechten, eigendommen en vrijheden van Notaris Hölscher of haar klanten of anderen te waarborgen, zal Notaris Hölscher hier eveneens toe overgaan.

9 Internationale doorgifte

9.1 Notaris Hölscher geeft Persoonsgegevens in beginsel niet door aan landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”).

9.2 Indien het voorkomt dat Notaris Hölscher Persoonsgegevens doorgeeft aan een land of internationale onderneming buiten de EER zal Notaris Hölscher ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn voor de bescherming van Persoonsgegevens.

10 Beveiliging

10.1 Notaris Hölscher hecht grote waarde aan de beveiliging van Persoonsgegevens en heeft hier passende maatregelen en waarborgen voor getroffen. Deze maatregelen voldoen aan de eisen die de AVG hier aan stelt en zijn onder meer de volgende:

• Een login/wachtwoord voordat er toegang is tot persoonsgegevens;
• Versleutelde verbinding (https)

11 Rechten

11.1 De AVG geeft Betrokkenen, afhankelijk van de situatie en onder voorwaarden, de volgende rechten:

11.1.1 Het recht om inzage te vragen in de Persoonsgegevens;

11.1.2 Het recht om te verzoeken om de rectificatie van Persoonsgegevens;

11.1.3 Het recht om verwijdering van de Persoonsgegevens te vragen;

11.1.4 Het recht om te vragen of de verwerking beperkt kan worden;

11.1.5 Het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken;

11.1.6 Het recht op dataportabiliteit;

11.1.7 Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming: het recht om de toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking;

11.1.8 Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens.

11.2 In de uitvoering van deze rechten is het mogelijk dat Notaris Hölscher verzoekt om specifieke aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie wordt slechts verwerkt met het doel om de genoemde rechten uit te oefenen.

12 Deel II – Cookie beleid

12.1 Cookies zijn kleine pakketjes data die naar uw browser worden gezonden en worden opgeslagen op het apparaat waarmee u verschillende locaties op het internet bezoekt. Notaris Hölscher maakt gebruik van dergelijke cookies om ervoor te zorgen dat de Website gebruikt kan worden zoals dit door Notaris Hölscher bedoeld is. Zo maken cookies het mogelijk om volledig anoniem het gebruik van de Website te analyseren.

12.2 Bij uw eerste bezoek aan de Website wordt u akkoord gevraagd voor het gebruik van cookies die Notaris Hölscher middels de Website gebruikt. Indien u uw toestemming wenst in te trekken kunt u dit aan ons kenbaar maken en de geplaatste cookies te verwijderen via de instellingen van uw browser en het gebruik van de Website te staken.

13 Doelen

13.1 Cookies worden door Notaris Hölscher op de Website gebruikt, met als doel:

13.1.1 Het verzekeren van een optimaal werkende Website;

13.1.2 Het ontwikkelen en verbeteren van de Website;

13.1.3 Het opslaan van voorkeuren, zoals cookievoorkeuren;

13.1.4 Het mogelijk maken om contact op te nemen met Notaris Hölscher via de Website;

13.1.5 Het gebruik van de Website analyseren;

13.1.6 Het creëren van statistieken over het gebruik van de Website;

14 Welke cookies worden er gebruikt

14.1 Hieronder is een overzicht openomen van de cookies die worden geplaatst, wat ze doen en hoe lang ze werken.

14.2 Cookies die ervoor zorgen dat de Website naar behoren functioneert
Deze cookies worden gebruikt om er voor te zorgen dat de Website goed functioneert.
Notaris Hölscher gebruikt de onderstaande cookies:

14.3 Cookies waarmee we het gebruik van de Website kunnen meten
Het is voor Notaris Hölscher goed om te weten welke onderdelen van de Website het best worden bekeken. Dit doet Notaris Hölscher door gebruik te maken van de software van een derde partij. Hiermee kijken we bijvoorbeeld naar het aantal bezoekers. Van deze informatie worden vervolgens statistieken gemaakt die Notaris Hölscher informeren over hoe de Website wordt gebruikt. Het is niet mogelijk om de statistieken te herleiden naar een natuurlijke personen.

Notaris Hölscher gebruikt de onderstaande cookies:

14.4 Overige cookies
Het zou kunnen dat Notaris Hölscher niet altijd inzicht heeft in de cookies die via de Website door derde partijen worden geplaatst. Een voorbeeld is het gebruik van embedded elementen op de Website. Dit zijn teksten, afbeeldingen of filmpjes die niet bij Notaris Hölscher of in de Website opgeslagen zijn maar wel getoond worden via de Website. Mocht u op de Website cookies tegengekomen die in deze categorie vallen en die we hierboven niet hebben genoemd, laat het ons dan weten. Of neem rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsen, welke redenen ze hiervoor hebben, wat de termijn van de cookie is en op welke manier uw privacy gewaarborgd is.

15 Browserinstellingen

15.1 Als u niet akkoord gaat met het plaatsen van cookies op uw apparatuur en/of computer, dan kunt u de browserinstellingen zo aanpassen dat u een waarschuwing krijgt voordat er cookies worden geplaatst. U kunt deze instellingen zo aanpassen dat de browser alle cookies weigert, of alleen de cookies van derde partijen. Het is ook mogelijk om al geplaatste cookies te verwijderen. Let op: u dient de instellingen apart voor elke browser en ieder apparaat dat u gebruikt aan te passen.

15.2 Het is belangrijk dat u zich realiseert dat als u geen cookies toestaat, wij niet meer kunnen garanderen dat de Website optimaal werkt. Het kan zijn dat enkele functies verloren gaan of dat er een gedeelte niet meer zichtbaar is.

15.3 Meer informatie over de instellingen van uw browser kunt u krijgen via de helpfunctie van uw browser.

15.4 Hierna zijn hyperlinks opgenomen naar pagina’s over cookies voor de meest gebruikte browsers.

• Mozilla Firefox
• Google Chrome
• Internet Explorer
• Safari

15.5 Wilt u cookies van specifieke partijen uitzetten, dan kan dat via Your Online Choices.

16 Wijzigingen

16.1 Dit Beleid zal eens in de zoveel tijd aangepast moeten worden, omdat de Website of de regels omtrent cookies wijzigen. Notaris Hölscher behoudt zich het recht voor om dit Beleid dan zonder waarschuwing vooraf te wijzigen. Op deze pagina zal altijd de meest recente versie van de cookie verklaring staan.

17 Vragen

17.1 Voor vragen over het gebruik van cookies door Notaris Hölscher kunt u contact opnemen met Notaris Hölscher via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit Beleid.